Atualizado em 26/05/2023
Depois da nota fiscal eletrônica, a emissão de NF de compra e venda de produtos e serviços ficou mais simples. No mesmo período, surgiu o arquivo XML de nota fiscal.
Apesar do tempo de funcionamento, há quem se pergunte o que é arquivo XML e qual sua finalidade.
Acompanhe o conteúdo dessa matéria e saiba como o seu estabelecimento deve cumprir as exigências da Receita Federal.
O que é o arquivo XML de nota fiscal
O XML – Extensible Markup Language – é um arquivo de texto encontrado dentro da norma nacional de escrituração fiscal. Esse arquivo é o formato digital da NF-e e dentro dele constam todas as informações referentes a emissor, destinatário, produtos e serviços adquiridos.
Como parte da obrigatoriedade fiscal, impõe que tanto o emissor quanto o destinatário preservem o documento pelo prazo mínimo de 5 anos.
O arquivo XML deve ser apresentado sempre que exigido. Caso a pessoa ou empresa não o tenha em mãos, a Receita Federal poderá aplicar multas.
O arquivo XML chegou para simplificar processos, inclusive no setor contábil. Essa simplificação proporciona a organização das notas fiscais, o armazenamento por tempo limitado e envio digital aos clientes, método que reduz drasticamente os custos com impressão.
Como o arquivo XML é emitido e o que deve conter nele
Para emitir o arquivo XML é necessário possuir um certificado digital e um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. Após preencher os dados e realizar a validação da NF-e, o documento XML é gerado automaticamente. É preciso salvá-lo de imediato em um local seguro.
É obrigatório conter as seguintes informações no documento:
– Dados da nota fiscal eletrônica: número, modelo e série da NF-e, datas de emissão, entrada/saída e valor;
– Todos os dados do emissor e cliente: nomes, endereços, CNPJs, entre outros dados;
– Informações sobre o produto ou serviço;
– Dados do ICMS, impostos, base de cálculo, valor de frete, entre outras informações;
– Informações sobre transporte: entregador, veículo, placa, entre outros.
Como o arquivo XML é gerado a partir de uma nota fiscal eletrônica, todas as informações são reproduzidas nele.
As obrigações de quem envia e recebe o arquivo XML
É obrigação do emissor, enviar esse documento para o cliente. Alguns softwares fazem essa tarefa de forma automática logo após o arquivo XML ser gerado, inclusive na versão PDF.
Existem procedimentos indispensáveis que devem ser feitos após o recebimento da NF-e pelo cliente, um deles é a verificação da autenticidade do arquivo recebido e a validade da certificação digital. Esses garantem que o documento siga todas as normas.
Com relação ao setor contábil e financeiro de uma empresa, é interessante que relatórios sejam desenvolvidos, agilizando o processo de entrega para a diretoria. Também existem soluções inteligentes que automatizam essa tarefa, gerando de forma eficiente toda a documentação necessária.
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