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O que é um arquivo XML de nota fiscal e para que serve

Depois da nota fiscal eletrônica, a emissão de NF de compra e venda de produtos e serviços ficou mais simples. No mesmo período, surgiu o arquivo XML de nota fiscal.

Apesar do tempo de funcionamento, ainda há quem se pergunte o que é arquivo XML e para que serve. Acompanhe o conteúdo dessa matéria e saiba como o seu estabelecimento deve cumprir as exigências da Receita Federal.

O que é o arquivo XML de nota fiscal

O XML – Extensible Markup Language – é um arquivo de texto encontrado dentro da norma nacional de escrituração fiscal. Esse arquivo é o formato digital da NF-e, dentro dele constam todas as informações referentes a emissor, destinatário, produtos e serviços adquiridos.

Como parte da obrigatoriedade fiscal, impõe que tanto o emissor quanto o destinatário preservem o documento pelo prazo mínimo de 5 anos. O arquivo XML deve ser apresentado sempre que exigido. Caso a pessoa ou empresa não o tenha em mãos, a Receita Federal poderá fazer a aplicação de multas.

O arquivo XML chegou para simplificar processos, principalmente quando se trata do setor contábil. Essa simplificação proporciona a organização das notas fiscais, o armazenamento por tempo limitado e envio digital aos clientes, método que reduz drasticamente os custos com impressão.

Como o arquivo XML é emitido e o que deve conter nele

Para emitir o arquivo XML é necessário possuir um certificado digital e um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. Após o preenchimento dos dados e a validação da NF-e, o documento XML é gerado automaticamente. É preciso salvá-lo de imediato em um local seguro.

É obrigatório conter as seguintes informações no documento:

• Dados da nota fiscal eletrônica: número, modelo e série da NF-e, bem como as datas de emissão, entrada/saída e valor;

• Todos os dados do emissor e cliente: nomes, endereços, CNPJs, entre outros dados;

• Informações sobre o produto ou serviço;

• Dados do ICMS, impostos, base de cálculo, valor de frete, entre outras informações;

• Informações sobre transporte: entregador, veículo, placa, entre outros.

Como o arquivo XML é gerado a partir de uma nota fiscal eletrônica, todas as informações são reproduzidas nele.

As obrigações de quem envia e recebe o arquivo XML

É obrigação do emissor, enviar esse documento para o cliente. Alguns softwares fazem essa tarefa de forma automática logo após o arquivo XML ser gerado, inclusive na versão PDF.

Existem alguns procedimentos indispensáveis que precisam ser feitos após o recebimento da NF-e pelo cliente, um deles é a verificação da autenticidade do arquivo recebido e a validade da certificação digital. Esses garantem que o documento siga todas as normas.

Com relação ao setor contábil e financeiro de uma empresa, é interessante que relatórios sejam desenvolvidos, agilizando o processo de entrega para a diretoria. Também existem soluções inteligentes que automatizam essa tarefa, gerando de forma eficiente toda a documentação necessária.

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