Atualizado em 07/08/2023
Com as empresas mais conectadas e jornadas híbridas, muitos gestores começaram a enxergar que é possível ter mais flexibilidade e conectividade sem que os negócios parem. Além disso, muitos estão cada vez mais preocupados em cortar custos sem que isso afete a qualidade das operações.
Para quem trabalha com muitos papéis, boletos e contas em cima de uma mesa e que terão que ser digitalizados, essa pode ser a solução ideal para os dias atuais.
Todos os órgãos municipais, estaduais e federais, já estão aptos a utilizar o recebimento de documentos eletrônicos.
Ao invés de termos um enorme investimento para receber, enviar, processar, organizar, manter, localizar e proteger uma montanha de papel e para que todo o trabalho seja feito, investimos em uma plataforma segura, inteligente e integrada para todos os processos de contabilidade sem papel. Mas será que ela está dentro dos protocolos? Você vai conseguir mexer na plataforma e se acostumar?
Sim! Além de ser super simples e intuitivo de mexer, o Sistema e-plataforma aumenta sua produtividade, permitindo que o trabalho do contador se torne mais dinâmico, organizado e integrado. Além disso, existem muitos outros benefícios para quem adota esse sistema sustentável e digital. Confira:
5 motivos para mudar para uma contabilidade sem papel
1- Economia
Nada de gastar mensalmente com motoboy e com material de escritório, papéis e cartucho para impressora.
Como já não é preciso guardar papel de NFe, CTe, NFSe, NFCe, entre outros documentos eletrônicos, digitalizar a empresa também significa economizar nisso, além de aumentar a confiança dos clientes, administradores e colaboradores.
Mesmo que haja controle na empresa, não é possível impedir totalmente o gasto frequente de material com a impressão de papéis desnecessários ou com erros, — levando à necessidade de imprimir novamente.
Além disso, uma empresa de contabilidade sem papel reduz significativamente os gastos financeiros da empresa.
2- Acesso em qualquer lugar aos documentos
Se os profissionais conseguem ter tudo em mãos facilmente, sua empresa ganha em eficiência. Essa é uma questão primordial em tempos atuais.
Imagine a gestão de contratos, por exemplo. O próprio software pode enviar notificações sobre pendências e validade. Essa é uma tecnologia que vem ajudar o contador e a empresa, facilitando seu trabalho e auxiliando na criação de uma rotina e processos mais ágeis e de fácil gerenciamento.
Imagine ter que levar para casa inúmeros processos ou procurar em meio a pastas e mais pastas de arquivo por um único documento? Com a contabilidade sem papel, todo o faturamento e burocracia do negócio ficam armazenados digitalmente.
Antes o contador tratava de cada empresa de modo individual, acompanhando e fazendo a gestão de cada processo fiscal.
Nos dias de hoje é possível fazer a gestão de todos os clientes em uma única interface e ter acesso a qualquer documento emitido ou recebido pela empresa, através do CNPJ, por exemplo.
3- Organização
Se os documentos forem armazenados no e-plataforma, toda vez que alguém procurar por algo, ele estará lá. Isso significa que as horas gastas remexendo arquivos ou atrás de informações adequadas estão a alguns cliques de distância.
Manter arquivos físicos também demanda um considerável gasto de espaço. Assim, ao investir na contabilidade sem papel, você poderá otimizar a distribuição de salas e a circulação dos colaboradores.
Com isso, você traz mais organização e renova o ambiente de trabalho, o que terá um impacto positivo na motivação e no bem-estar da sua equipe. Consequentemente, eles vão produzir mais e melhor!
4- Segurança dos dados e informações
O e-plataforma é uma plataforma integrada (dentro de todas as leis) para que todos os documentos e processos de contabilidade da sua empresa fiquem em segurança.
Com o serviço, você tem o controle, acesso ilimitado e seguro aos documentos, a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso a internet.
Além da interface ser super intuitiva, toda a informação do seu negócio é centralizada e atualizada num sistema único de arquivo digital. Você digitaliza os papéis ou faz o upload diretamente através do seu e-mail ou do seu smartphone.
O Sistema também pode compartilhar documentos em tempo real entre empresas e escritórios de contabilidade.
Tudo é rigorosamente controlado por vários níveis de segurança, com pedidos automatizados de consentimento e personalização. Ou seja, o e-plataforma garante a conformidade dos procedimentos da sua empresa – e dos dados que são guardados e arquivados – de acordo com o LGPD.
Somente pessoas que têm acesso conseguem visualizar as informações da empresa. Outra coisa são as camadas que protegem os arquivos digitais e a criptografia. Isso sem contar que ao ter tudo digitalizado, em caso de roubo a informação da empresa não se perde.
5- Sustentabilidade
Em pleno Século XXI, as empresas precisam estar cientes e fazerem sua parte quanto a sustentabilidade. E isso sem dúvidas, dentro da contabilidade, significa muito quando falamos em diminuir o uso do papel.
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Além de colaborar com a sustentabilidade, a Contabilidade Digital Consultiva é uma ótima solução para quem precisa de eficiência, economia e segurança!
Quer mais benefícios? A Solvção está à disposição para ajudá-lo e esclarecer suas dúvidas sobre o e-plataforma. É só entrar em contato com a gente: pelo telefone 11 4858-4085, WhatsApp 11 95050-1217 ou e-mail: contato@solvcao.com.br
