Administrar a folha de pagamento não é uma tarefa simples — muito menos se o objetivo for reduzir os custos para a empresa com salários e encargos trabalhistas, proporcionando uma situação financeira mais tranquila.

No entanto, o indicado é que a Folha de Pagamento não exceda o limite de 30% a 40% do orçamento da organização, mesmo dentro do regime tributário do Simples Nacional. Isso porque, até essa porcentagem, a empresa consegue trabalhar dentro de uma margem saudável.

Entenda como é a Folha de Pagamento para empresas do Simples Nacional em comparação ao Lucro Presumido:

– No Simples Nacional a empresa está dispensada de diversos encargos sociais como: Sistema S, INSS Patronal e Seguro Acidente de Trabalho.

Veja que os encargos sociais no simples nacional representam quase 28% a menos em comparação às empresas de lucro presumido. Os demais custos trabalhistas como férias, 13º e benefícios indiretos são os mesmos para ambas.

Como diferenciar os anexos no Simples Nacional, para prestadores de serviços:

Além da divisão por segmento o simples nacional diferencia os anexos de tributação para prestadores de serviços de acordo com a atividade exercida, são os Anexos III, IV e V. Iremos conhecer cada um deles começando pela diferença entre o III e V:

Anexo III x Anexo V

Nesses dois anexos estão contidas a grande maioria das atividades de serviços, no Anexo III são alocados os serviços que podemos chamar de mecanizados que é o oposto do Anexo V.

Para diferenciar um do outro podemos utilizar os fatores, técnico, científico e intelectual toda vez que um serviço necessitar de um desses termos para ser executado. Essa atividade estará alocada no Anexo V do simples nacional, caso contrário podemos usar o Anexo III, respeitando as regras vigentes na legislação. As alíquotas iniciais de tributação são de 6% para o Anexo III e 15,5% para o V.

Um dos benefícios para diminuição da carga tributária nas atividades enquadradas no Anexo V

é a incidência da Folha de Pagamento sobre o seu faturamento, o chamado “fato r”. No simples nacional toda vez que sua Folha de Pagamento acumulada corresponder ao seu faturamento acumulado em 28% ou mais, e a empresa esteja no Anexo V, ela poderá utilizar as alíquotas do Anexo III para apuração do seu tributo daquele mês, o que representa uma boa redução no tributo a pagar, isso deve-se na utilização do “fator r” como benefício e sair de uma alíquota inicial de 15,5% do Anexo V para 6% do Anexo III.

Anexo IV

Neste Anexo estão alocados serviços específicos que têm por características o fornecimento de mão de obra para sua execução, são eles construção de imóveis, obras de engenharia em geral, projetos e serviços de paisagismo, decoração de interiores, serviço de vigilância, limpeza e conservação, estão incluídos neste anexo também os serviços advocatícios.

O diferencial deste Anexo é que a CPP (Contribuição Previdenciária Patronal) é recolhida à parte, o que não o torna tão vantajoso apesar de alíquotas iniciais menores.

Existem formas de otimizar a Folha de Pagamento  para redução de custos. Seguem algumas estratégias que ajudam a aumentar a lucratividade e a quitar as despesas com os funcionários:

1 – Proponha a criação de banco de horas

As horas extras sempre foram um problema no custo da Folha de Pagamento. Por isso, mantenha uma produção organizada e dentro dos horários para que essas despesas sejam reduzidas. Assim, elas vão ocorrer quando houver mesmo uma urgência.

Uma dica é criar o banco de horas trabalhadas, para que os colaboradores possam descontar os minutos a mais em folgas — preferencialmente, em um período propício, como um feriado que possa ser emendado. Com isso, é possível diminuir os custos e alegrar os funcionários com mais dias de descanso.

2 – Otimize a jornada e o trabalho

O mau aproveitamento da jornada de trabalho eleva os salários dos funcionários, que precisam de mais horas para produzir os pedidos dos clientes. Por exemplo, uma organização que tem 20 colaboradores e fabrica 300 tortas por mês, terá uma média de 30 tortas por funcionário — ou seja, por dia, cada um faz meia sobremesa.

Diante desses dados, é possível perceber que não há boa utilização dos recursos, dos maquinários e do tempo. Nessa situação, há duas soluções: otimizar a jornada de trabalho, por meio de um método organizacional para desenvolvimento da produtividade, e investir em equipamentos que produzam maiores quantidades.

Dependendo da metodologia usada na montagem das tortas, é possível comprar fornos novos para reduzir o número de funcionários e aumentar o volume da produção.

3 – Use a tecnologia

É imprescindível ter um sistema de gestão empresarial automatizado para fazer a Folha de Pagamento e os seus encargos, controlar a jornada de trabalho através de cartão de ponto eletrônico  e emitir o holerite para os trabalhadores, mesmo que os pagamentos sejam realizados por depósito bancário. No entanto, mantenha o arquivo físico e assinado por eles para evitar ações judiciais e servir de comprovantes para a fiscalização.

4 – Faça o provisionamento do décimo-terceiro

Como você sabe que todo ano deverá pagar o 13º salário e as férias, é possível prever essas despesas e se planejar para efetuá-las. Então, comece a poupar uma porcentagem ao longo do ano, conforme a orientação acima de custos, para não ter de recorrer a empréstimos bancários.

5 – Invista na terceirização

Uma forma de economizar na folha é terceirizar parte dos serviços de sua empresa, como os setores de produção, limpeza e marketing, dentre outros — desde que não seja a área técnica. Geralmente, os serviços terceirizados são mais baratos, visto que você não terá obrigações trabalhistas e, ainda, poderá ficar mais focado nas questões estratégicas do seu negócio.

6 – Mantenha uma reserva de contingência

Criar uma reserva de contingência é essencial para cobrir imprevistos. Dessa forma, não precisará mexer no capital dos sócios ou de giro, no patrimônio da empresa e nem pedir empréstimos para saldar problemas como ações trabalhistas, desastres naturais etc.

Contudo, para reduzir os impostos de forma legalizada, é necessário estar dentro do regime tributário adequado, bem como ter um planejamento tributário para obter as oportunidades do Governo Federal, Estadual e Municipal com os créditos e incentivos fiscais, além de demais ações que diminuam a carga tributária.

A Solvção está à disposição para ajudá-lo e esclarecer suas dúvidas, é só entrar em contato com a gente pelo telefone  11 4858-4084 ou WhatsApp 11 99339-8780 ou e-mail: contato@solvcao.com.br