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CONTABILIDADE SEM PAPEL É POSSÍVEL? TEMOS 5 MOTIVOS QUE COMPROVAM QUE SIM!

Com as empresas mais conectadas, funcionários em home office e equipes em trabalho remoto, muitos gestores começaram a enxergar que é possível ter mais flexibilidade e conectividade sem que os negócios parem. Além disso, muitos estão cada vez mais preocupados em cortar custos sem que isso afete a qualidade das operações.

Para quem trabalha com um número alto de papéis, boletos e contas em cima de uma mesa, documentos que com certeza terão que ser digitalizados, essa pode ser a solução ideal para os dias atuais. E todos os órgãos municipais, estaduais e federais, já estão aptos a utilizar o recebimento de documentos eletrônicos, mesmo que isso não seja uma obrigatoriedade legal.

Ao invés de termos um enorme investimento em mais tempo e dinheiro para receber, enviar, processar, organizar, manter, localizar e proteger uma montanha de papel e para que todo o trabalho seja feito, investimos em uma plataforma segura, inteligente e integrada para todos os processos de contabilidade sem papel. Mas será que ela está dentro dos protocolos? Eu vou conseguir mexer na plataforma e me acostumar?

Sim, além de ser super simples e intuitivo de mexer, o Sistema e-plataforma aumenta a produtividade permitindo que o trabalho do contabilista se torne mais dinâmico, organizado e integrado. Além disso, existem muitos outros benefícios para quem adota esse sistema sustentável e digital. Confira:

1- Economia

Nada de gastar mais mensalmente com motoboy e com material de escritório, papéis e cartucho para impressora. Como já não é preciso guardar papel de NFe, CTe, NFSe, NFCe, ente outros documentos eletrônicos, digitalizar a empresa significa também economizar nisso, além de aumentar a confiança dos clientes, administradores e colaboradores. Mesmo que haja um controle na empresa, não é possível impedir totalmente o gasto frequente de material com a impressão de papéis desnecessários ou com erros, por exemplo — levando à necessidade de imprimir novamente. Além disso, uma empresa de contabilidade sem papel reduz significativamente os gastos financeiros da empresa.

2- Acesso em qualquer lugar aos documentos

Se os profissionais conseguem ter tudo em mãos facilmente, a sua empresa ganha em eficiência. Isso é uma questão primordial em tempos atuais. Imagine a gestão de contratos, por exemplo. O próprio software pode enviar notificações sobre pendências e validade de um documento. Essa é uma tecnologia que vem ajudar o contador e a empresa, facilitando seu trabalho e auxiliando na criação de uma rotina e processos mais ágeis e de fácil gerenciamento.

Imagine no meio dessa pandemia ter que levar para casa inúmeros processos ou procurar em meio a pastas e mais pastas de arquivo por um único documento? Com a contabilidade sem papel, todo o faturamento e burocracia do negócio ficam armazenados digitalmente. Ali dentro, é possível organizá-los da maneira que você quiser.

Antes o contador tratava de cada empresa de modo individual, acompanhando e fazendo a gestão de cada processo fiscal da empresa. Nos dias de hoje é possível fazer a gestão de todos os clientes em uma única interface e ter acesso a qualquer documento emitido ou recebido pela empresa, através do CNPJ, por exemplo.

3- Organização

Se os documentos forem armazenados no e-plataforma, toda vez que alguém for procurar por algo, ele estará lá. Isso significa que as horas gastas remexendo arquivos ou atrás de informações adequadas estão a alguns cliques de distância.

Manter arquivos físicos também demanda um considerável gasto de espaço. Assim, ao investir na contabilidade sem papel, você poderá otimizar a distribuição de salas e a circulação dos colaboradores quando a empresa voltar ao novo normal. Com isso, você traz mais organização e renova o ambiente de trabalho, o que terá um impacto positivo na motivação e no bem-estar da sua equipe. Consequentemente, eles vão produzir mais e melhor!

4- Segurança dos dados e informações

O e-plataforma é uma plataforma integrada (dentro de todas as leis) para que todos os documentos e processos de contabilidade da sua empresa fiquem em segurança. Com o serviço, você tem o controle, acesso ilimitado e seguro aos documentos, a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso a internet. Além da interface ser super intuitiva, toda a informação do seu negócio é centralizada e atualizada num sistema único de arquivo digital. Você digitaliza os papéis ou faz o upload diretamente através do seu e-mail ou do seu smartphone. O Sistema também pode compartilhar documentos em tempo real entre empresas e escritórios de contabilidade.

Tudo é rigorosamente controlado por vários níveis de segurança, com pedidos automatizados de consentimento e personalização. Ou seja, o e-plataforma garante a conformidade dos procedimentos da sua empresa – e dos dados que são guardados e arquivados – de acordo com o LGPD. A encriptação é de última geração – todos os documentos enviados e recebidos no sistema estão sempre seguros, eliminando a necessidade de guardar o papel.

Somente pessoas que têm acesso conseguem visualizar as informações da empresa. Outra coisa são as camadas que protegem os arquivos digitais e a criptografia. Isso sem contar que ao ter tudo digitalizado, em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde.

5- Sustentabilidade

Em pleno século 21, as empresas precisam estar cientes e fazerem sua parte quanto a sustentabilidade. E isso, sem dúvidas, dentro da contabilidade, significa muito quando falamos em diminuir o uso do papel.

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Além de colaborar com a sustentabilidade, a contabilidade Digital Consultiva é uma ótima solução para quem precisa de eficiência, economia e segurança! Quer mais benefícios?
A Solvção está à disposição para ajudá-lo e esclarecer suas dúvidas sobre o e-plataforma, é só entrar em contato com a gente:

pelo telefone 11 4858-4085 ou WhatsApp 11 95050-1217 

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